الهدف من القسم
يهدف قسم إدارة الفروع والمتابعة الى التنسيق الكامل بالمخاطبات الإدارية بين أقسام وكليات الجامعة في بغداد وبين فروعها في المحافظات وهي ( النجف الاشرف , ميسان , المثنى , ذي قار , كركوك , ديالى , صلاح الدين )
طبيعة عمل القسم / بهدف التنسيق الكامل بين المركز والفروع فأن طبيعة عمل القسم كالاتي
- استلام الكتب الواردة من الفروع / يتم استلام الكتب الواردة من الفروع عن طريق البريد الالكتروني (Emil) أو عن طريق معتمديهم ( تسليم باليد ). يتم اخذ الوارد للكتب بعد طباعتها وختمها في سجلات خاصة لكل فرع . بعدها تدخل مرحلة الأرشفة من خلال إدخالها إلى الحاسوب عن طريق الماسح الضوئي ( saner) ومن ثم يتم إدخالها إلى النظام الالكتروني (نظام الأرشفة ) المعمول به في الجامعة الذي من خلاله توزع الكتب إلى كليات وأقسام الجامعة في المركز.
- استلام الكتب الواردة من أقسام وكليات الجامعة في بغداد / بعد سحب الكتب الواردة من أقسام وكليات المركز من النظام الالكتروني (نظام الأرشفة ) وطباعتها واخذ الوارد لها في سجلات خاصة يتم إرسالها عبر البريد الالكتروني (Emil) إلى فروع الجامعة وحسب إشارات الكتب المرسلة.
- متابعة الكتب اليومية/ بالنظر لتوسع عمل قسم إدارة الفروع بصورة كبيرة تم استحداث عمل يومي آخر وهو متابعة الكتب الواردة وضمان وصولها بأسرع وقت ممكن من خلال عمل إحصائيات للكتب على سبيل المثال (الكتب الوارد من رئاسة الجامعة يتم متابعة الردود عليها من الفروع ) و في حالة وجود خلل تقني في وصول الكتب للجهة المعنية نقوم بمتابعة الكتب ميدانيا وإصلاح ذلك الخلل.
- أرشفة الكتب للسنوات السابقة منذ التأسيس
بالتزامن مع عمل البريد اليومي هناك عمل أخر يقوم به القسم وهو أرشفة الكتب للسنوات السابقة منذ تأسيس القسم بالية وضعناها تهدف إلى إدخال جميع الكتب الواردة من تاريخ تأسيس القسم والى وقت تفعيل نظام الأرشفة الالكترونية في سنة 2017 .
- انجازات قسم ادارة الفروع والمتابعة
ارشفة الكتب الرسمية من سنة 2015 لحد الان.