أخر الاخبار

اجراء التدقيق الداخلي

  •  الهدف:-وضع اجراء لتخطيط وتنفيذ التدقيقات الداخلية لنظام ادارة الجودة للمحافظة عليه وتطويره باستمرار .
  •  نطاق العمل (المجال):- جميع الفعاليات ذات الصلة بالجودة في كليات واقسام جامعة الامام جعفر الصادق  .
  •  التعاريف:-
  • ت

    المصطلح

    التعريف

    1

    التدقيق

    عملية نظامية مستقلة وموثقة للحصول على دليل التدقيق وتقييمه بموضوعية لتحديد مدى الايفاء بمعايير التدقيق .

    2

    برنامج التدقيق

    مجموعة واحدة او اكثر من التدقيقات خططت لغرض وزمن محدد .

    3

    معيار التدقيق

    مجموعة من سياسات او اجراءات او متطلبات استخدمت كمرجع .

    4

    دليل التدقيق

    سجلات او نصوص لحقائق او معلومات اخرى ذات صلة بمعيار التدقيق ويمكن اثباتها ممكن ان يكون دليل التدقيق كمياً او نوعياً .

    5

    المدقق

    شخص لديه الاهلية لانجاز تدقيق ما .

    6

    عدم المطابقة

    عدم الايفاء بالمتطلب .

    7

    الاجراء التصحيحي

    اجراء لازالة عدم المطابقة او الحالات غير المرغوب بها .

     
  •  المسؤوليات :-

ت

الجهة

المسؤولية

1

رئيس الجامعة

مسؤالمصادقة على برنامج التدقيق وتوفر المواد المطلوبة للتدقيق (العاملين ، الموارد المالية ، الوقت) .

2

مسؤول قسم ضمان الجودة والاداء الجامعي

تخطيط برنامج التدقيق بتوقيتات زمنية محددة سنوياً او فصلياً او شهرياً .

- اختيار وتكليف المدققين .

- التأكد من تنفيذ جميع التدقيقات .

3

قسم ضمان الجودة

جمع وتوثيق تقارير التدقيق .

4

المدققين

- تنفيذ فعاليات التدقيق الداخلي .

- طلب الاجراءات التصحيحية و متابعة تنفيذها .

- كتابة تقارير التدقيق وتسليمها الى قسم ضمان الجودة .

5

الجهة المدقق عليها

- توفير وثائق الجودة ذات العلاقة .

- تقديم المستلزمات والتسهيلات لتنفيذ التدقيق .

- تنسيب الاشخاص المرافقين للمدققين .

- تسهيل الدخول الى اماكن العمل المطلوبة للتدقيق (مع اتخاذ الاحتياطات الضرورية) .

- وضع الاجراءات التصحيحية .

 
  •  وصف الاجراء :ـ
  1. يقوم قسم ضمان الجودة والاداء الجامعي باعداد برنامج دوري للتدقيق الداخلي .
  2. في حالات خاصة يتم التدقيق خارج نطاق البرنامج الدوري وفي الحالات التالية :
  • وجود تعديلات رئيسية على اجراءات او تعليمات العمل .
  • شكاوي المستفيدين .
  • الافعال التصحيحية او الوقائية .
  • افعال طوارئ                       

3. يقوم قسم ضمان الجودة والاداء الجامعي بأختيار فرق التدقيق 

4.اعلام الجهات او المواقع المشمولة بالتدقيق قبل تنفيذ عمليات التدقيق بعشرة ايام وفقاً لنموذج الاعلام (F-72-02-02-01) .

5.يقوم رئيس فريق التدقيق بوضع خطة التدقيق الداخلي وفقاً لبرنامج التدقيق حسب الاستمارة رقم ((F-72-02-02-02  .

6. يحدد المدققين في اعلامهم اهداف التدقيق والوثائق المطلوب تهيئتها والافراد الذين يتطلب مقابلتهم خلال عملية التدقيق .

7. يقوم المدققون بالاطلاع على الوثائق ذات العلاقة بموضوع التدقيق ومراجعتها وكذلك الاطلاع على التقارير السابقة للتدقيق .

8. تنفيذ التدقيق

  • عقد اجتماع افتتاحي مع مسؤولي المواقع المراد تدقيقها لتوضيح اهداف التدقيق وخطته تفصيلياً وان يكون مسؤول الموقع حاضراً ومرافقاً للمدقيقين طيلة تنفيذ عملية التدقيق .
  •  اعتماد قوائم الفحص المهيئة مسبقاً لتدقيق استمارة رقم (F-72-02-02-03) .
  •  الاطلاع على السجلات والوثائق ذات العلاقة والاجابة على الموضوعات في قوائم الفحص واختيار الادلة الموضوعية ومراجعتها وتقييمها لتأكيد حالات عدم المطابقة وذكر اسبابها والادلة المؤكدة لها .
  •  يقوم المدقق بكتابة الجزء الاول من تقرير التدقيق الداخلي وفقاً للنموذج المعتمد (F-72-02-02-04) .

9. عند تحديد حالات عدم المطابقة يتم طلب الاجراء التصحيحي .

  •  يتابع المدقق الاجراءات التصحيحية نموذج رقم (F-72-02-02-05) المتخذة والمنفذة ويتأكد من ازالة اسباب عدم المطابقة والاجراءات المتخذة لضمان عدم تكرارها .
  •  يوثق المدقق كافة البيانات في تقرير التدقيق الداخلي وغلق التقرير والمصادقة عليه وارساله الى قسم ضمان الجودة والاداء الجامعي .
  •  في حالة عدم قبول قسم ضمان الجودة والاداء الجامعي الاجراء التصحيحي المتخذ يتم اعلام المدقق ومسؤول الموقع المدقق عليه والطلب باتخاذ الاجراءات المناسبة لضمان تحقيق المطابقة وعدم تكرار عدم المطابقة .
  • يتم اللجوء الى رئيس الجامعة في حالة عدم حدوث اتفاق على الاجراءات التصحيحية وبالامكان تشكيل لجنة لدراسة الحل واتخاذ القرار بشأنها .

10.لرسوم التوضيحية (Flow Chart) :- ويتم هنا توثيق الاجراء في مخطط انسيابي يوضح سير العملية

 

 

جميع الحقوق محفوظة لدى جامعة الامام جعفر الصادق (ع) © 2019
3:45